회의 안건 시간 배분, AI 안건표를 60분에 맞추기
안건 7개를 60분 회의표로 받을 때 기대 결과를 결정 문장으로 고정하고 남는 안건은 다음 회의로 빼게 시킨 뒤, 분 합계와 시각 연결을 스크립트로 검산합니다.
60분 회의에 안건이 일곱 개입니다. 하루 전에 돌릴 안건표를 AI 에 맡기면 분 합계는 대개 맞습니다. 틀리는 곳은 다른 데 있습니다.
짧게 시켰을 때
안건 이름만 나열하고 「안건표를 만들어 주세요」라고 보낸 결과의 일부입니다.
| 시간 | 소요 | 안건 | 유형 | 담당 ||---|---|---|---|---|| 14:00-14:02 | 2분 | 오프닝 및 안건 안내 | 안내 | || 14:02-14:12 | 10분 | 3분기 실적 리뷰 | 보고 | |…| 14:24-14:29 | 5분 | 신규 채용 2명 승인 | 결정 | || 14:29-14:39 | 10분 | 마케팅 예산 재배분 | 논의/결정 | || 14:39-14:47 | 8분 | 사내 협업 도구 교체 검토 | 논의 | |…| 14:58-15:00 | 2분 | 결정사항 및 액션 아이템 정리 | 정리 | |두 번 돌려 두 번 다 합계는 60분이었고 일곱 개를 전부 넣었습니다. 대신 결정이 걸린 「채용 승인」은 5분과 6분인데 「도구 교체」는 8분과 7분으로 두 번 다 더 깁니다. 무엇을 정해야 하는지 적는 칸은 만들지 않았고 「유형」 칸에는 「논의」「공유」가 남았습니다. 마무리 시간은 한 번은 2분, 한 번은 따로 없었습니다.
고친 프롬프트
AI 에게 없던 정보는 우선순위, 고정된 마무리 시간, 「기대 결과」가 어떤 문장이어야 하는지입니다. Google 의 프롬프트 작성 가이드는 응답에 걸 제약과 형식을 지시에 명시하라고 합니다. 규칙 1~6 이 그것입니다. 4번처럼 뺄 길을 열어 두지 않으면 앞의 결과처럼 시간을 쪼개 다 넣습니다.
아래 회의의 안건표를 만들어 주세요. 하루 전에 참석자에게 돌릴 표입니다. 참석자가 표만 보고 각 안건에서 무엇을 정해야 하는지 알고 준비해 올 수 있어야 합니다. <meeting>회의: {회의 이름}시간: {14:00}~{15:00} ({60}분)마지막 {5}분({14:55}~{15:00})은 「결정 사항·담당자 확인」으로 고정</meeting> <agenda>| 안건 | 우선순위 | 비고 ||---|---|---|{안건 | 상·중·하 | 미리 배포한 자료, 마감일 등}</agenda> 규칙:1. 표의 열은 정확히 이것만: 순서 | 시작 | 끝 | 분 | 안건 | 기대 결과2. 시작·끝은 HH:MM. 첫 안건은 {14:00} 에 시작하고, 각 안건의 시작은 앞 안건의 끝과 같아야 합니다. 마지막 행은 {14:55}~{15:00} 마무리입니다.3. 「분」 열의 합은 정확히 {60} 이어야 합니다. 우선순위 「상」 안건에 시간을 먼저 줍니다.4. {60}분에 다 넣을 수 없으면 우선순위가 낮은 안건을 표에서 빼고, 표 아래 「다음 회의로 넘김:」 한 줄에 적습니다.5. 「기대 결과」는 회의가 끝났을 때 정해져 있어야 할 것을 한 문장으로, 「~를 정한다」「~를 승인한다」처럼 결정 동사로 끝냅니다. 「논의」「공유」「검토」로 끝내지 않습니다. 정한 결과가 숫자·이름·예/아니오 중 하나로 남게 씁니다.6. 표와 「다음 회의로 넘김:」 줄 외에 다른 글은 쓰지 않습니다.같은 일곱 개(상 3 · 중 2 · 하 2)를 넣은 결과입니다.
| 순서 | 시작 | 끝 | 분 | 안건 | 기대 결과 ||---|---|---|---|---|---|| 1 | 14:00 | 14:05 | 5 | 3분기 실적 리뷰 | 사전 배포 자료를 바탕으로 4분기 계획에 반영할 3분기 실적 이슈 1건을 정한다. || 2 | 14:05 | 14:20 | 15 | 4분기 매출 목표 확정 | 팀별 안 3개 중 4분기 매출 목표안 1개를 정한다. || 3 | 14:20 | 14:35 | 15 | 마케팅 예산 재배분 | 마케팅 예산의 재배분 후 채널별 금액(원)을 정한다. || 4 | 14:35 | 14:45 | 10 | 신규 채용 2명 승인 | 신규 채용 2명의 승인 여부(예/아니오)를 정한다. || 5 | 14:45 | 14:55 | 10 | 고객 이탈 대응안 | 고객 이탈 대응안의 시행 여부(예/아니오)와 실행 담당자 1명을 정한다. || 6 | 14:55 | 15:00 | 5 | 결정 사항·담당자 확인 | 위 안건별 결정 사항의 담당자 이름과 완료 기한을 정한다. | 다음 회의로 넘김: 사내 협업 도구 교체 검토, 연말 행사 일정두 번 모두 「하」 두 건이 빠졌습니다. 규칙 5 의 마지막 문장을 넣기 전 결과의 실적 리뷰 칸은 「사전 배포 자료를 기준으로 4분기 계획에 반영할 3분기 실적 시사점을 정한다.」였습니다. 결정 동사로 끝나지만 무엇을 몇 개 정하면 끝나는지 없는 문장입니다. 마지막 문장을 넣은 뒤에는 한 번은 「이슈 1건」으로 개수가 붙었고, 다른 한 번은 「실적 수치를 정한다」로 개수는 없었지만 나머지 행에는 예/아니오·금액·1개처럼 남는 결과가 붙었습니다.
규칙 4 가 있어도 마지막 문장이 없는 판은 두 번 중 한 번 일곱 개를 다 넣고(실적 리뷰·도구 교체·행사는 5분씩) 「다음 회의로 넘김: 없음」이라고 했습니다. 있는 판은 두 번 다 뺐지만, 네 번으로 문장 때문이라고 말할 수는 없습니다.
검산
표를 엑셀에 붙이고 =SUM(D2:D7) 로 분을 더해도 됩니다. 시각 연결까지 한 번에 보려면 결과를 out.txt 로 저장하고 아래 스크립트를 돌립니다. 분 합계, 앞 안건 끝과 다음 안건 시작, 시작~끝 간격과 「분」 칸, 기대 결과의 끝말을 봅니다.
#!/usr/bin/env python3# usage: check_agenda.py out.txt START ENDimport re, sysfrom datetime import datetime as dtout, start, end = sys.argv[1:4]mins = lambda a, b: int((dt.strptime(b, "%H:%M") - dt.strptime(a, "%H:%M")).seconds // 60)rows = [[c.strip() for c in l.strip().strip("|").split("|")] for l in open(out, encoding="utf-8") if l.startswith("|")][2:]bad, total, prev = 0, 0, startfor no, s, e, m, item, outcome in rows: total += int(m); errs = [] if s != prev: errs.append(f"starts {s}, previous ended {prev}") if mins(s, e) != int(m): errs.append(f"{s}-{e} is {mins(s, e)} min, column says {m}") if re.search(r"(논의|공유|검토)\w*\.?$|^(discuss|review|share)\b", outcome, re.I): errs.append("outcome is not a decision") print(("NG " if errs else "OK ") + f"{no} {item} " + "; ".join(errs)) bad += bool(errs); prev = eif prev != end: print(f"NG last row ends {prev}"); bad += 1print(f"total {total} min, {bad} problem(s)")sys.exit(1 if bad else 0)$ python3 -I check_agenda.py out.txt 14:00 15:00 | tail -1; echo "exit ${PIPESTATUS[0]}"total 60 min, 0 problem(s)exit 0두 결과 모두 이 스크립트를 통과했습니다. 1행을 손으로 「7분 · 3분기 실적을 공유한다.」로 바꾼 파일은 NG 1 … is 5 min, column says 7; outcome is not a decision 과 total 62 min 을 찍고 종료 코드 1 로 끝납니다.
스크립트가 못 보는 것
뺀 안건을 정말 미뤄도 되는지는 AI 도 스크립트도 모릅니다. 「연말 행사 일정」은 우선순위가 낮아도 장소 예약 마감이 이번 주라면 남겨야 합니다. 그런 안건은 비고 칸에 마감일을 적어 넣습니다. 영어로 돌린 한 번(마지막 문장이 없는 판)은 안건 칸에 「(slides sent in advance)」 처럼 비고를 붙였습니다. 표를 그대로 다른 문서에 붙일 거라면 규칙 1 뒤에 「안건 이름은 입력 그대로」를 더합니다.
회의가 끝난 뒤 결정과 할 일을 뽑는 쪽은 회의록 액션 아이템 대조 에 있습니다.